La nouvelle Plate-forme communautaire de l’OMM

La Plate-forme communautaire de l’OMM a été lancée lors du Dix-huitième Congrès météorologique mondial qui s’est tenu en juin. Son premier module, la base de données des experts (contacts.wmo.int), remplace le système statique Pub5 par un système interactif en libre‑service qui permet aux Membres de revoir et mettre à jour les informations sur les experts et les organisations. Le nouvel extranet remanié de la Plate‑forme − organisé par domaine d’activité et enrichi d’événements et de fonctions de partage de documents qui permettent le travail en équipe − est entré en service en septembre. Ce nouvel extranet (community.wmo.int) fait fonction de guichet unique; il dispose de tableaux de bord personnalisés sur lesquels s’affichent, en fonction de la position de l’utilisateur au sein de l’OMM, les nouveaux articles, événements et notifications de tâches en attente. À mesure que de nouveaux modules seront déployés au cours de l’année 2019, la Plate-forme révolutionnera la façon dont les Membres et les partenaires interagissent entre eux et avec le Secrétariat.

Les outils mis en œuvre par la Plate-forme créent un environnement propice à la collaboration et au partage de l’information et offrent une vue d’ensemble plus intégrée des activités, conforme au schéma conceptuel stipulé par la réforme de l’OMM concernant l’infrastructure et les services.

Justification de la Plate-forme

Dans l’approche intégrée axée sur le système Terre qui est à la base de la réforme de l’OMM, l’accent est mis sur les processus transsectoriels et transutilisateurs. En même temps qu’il engendrera d’importantes synergies, grâce à la réduction des redondances dans différents domaines, ce changement transformera l’environnement de travail des experts et du personnel de l’OMM.

La réforme de l’OMM n’aura de cesse de promouvoir l’ambition d’une infrastructure intégrée et la personnalisation des services météorologiques, climatologiques, hydrologiques et environnementaux connexes, à l’appui de la nouvelle organisation du travail fortement axée sur la collaboration et l’innovation. La Plate-forme communautaire de l’OMM vise également à favoriser des progrès constants en améliorant les profils des Membres et en mettant à disposition des tableaux de bord personnalisés aux fins du suivi et de l’évaluation.

Améliorer la communication et numériser les processus

La Plate-forme devrait amener des améliorations dans l’exécution des tâches quotidiennes et dans les processus de communication, grâce à l’emploi d’outils informatiques et de communication modernes. Ses objectifs consistent à:

1. Améliorer la communication en offrant aux utilisateurs des outils de collaboration, de gestion des documents et de gestion des connaissances.
2. Consolider les informations utiles à l’activité et les fonctions de visualisation destinées aux décideurs dans les tableaux de bord personnalisés et les profils des Membres.
3. Numériser et documenter les processus administratifs de l’OMM.

Dans ce contexte, et dans la mesure où les dispositions réglementaires de l’OMM le permettent, certains processus basés sur support papier ont été numérisés et d’autres sont en train de l’être.

Des flux électroniques ont été mis en place pour les fonctions suivantes:

• La nomination et l’agrément d’experts en tant que membres des organes de l’OMM;
• La mise à jour des informations sur les organisations et les experts;
• La participation aux enquêtes.

Les processus d’inscription aux manifestations et de demandes de remboursement de frais de voyage après une réunion seront également numérisés au début de 2020.

Tableau de bord interactif créé à partir des informations fournies par les Membres de l’OMM

Par ailleurs, la Plate-forme a absorbé un certain nombre d’anciens outils, tels que le système Pub5 et la base de données sur les profils de pays, non sans les avoir consolidés et modernisés. Étant devenues redondantes, les solutions créées au fil des années pour recueillir les coordonnées des correspondants et des informations sur la composition des groupes, partager les documents et organiser les réunions sont en train d’être intégrées à cette solution d’entreprise pour donner naissance à une source unique qui fournira des informations fiables sur la composition et les activités de l’OMM et fera autorité.

Les solutions numériques modernes mises en œuvre par la Plate-forme améliorent l’efficacité des formalités administratives, ce qui permet aux experts et au personnel de l’OMM de se concentrer sur les tâches essentielles que leur confie l’Organisation. Les obstacles à la communication et à la collaboration internationales sont réduits. La mise en place d’un accès transparent aux travaux en cours permettra à de nouveaux contributeurs de se joindre aux discussions. L’OMM pourra ainsi puiser dans un nouveau vivier de connaissances en faisant participer les experts de l’université, rarement présents dans les conférences intergouvernementales internationales.

L’un des objectifs de la Plate-forme est de faire en sorte que les experts actuels et futurs de l’OMM puissent contribuer plus facilement à la création des meilleurs produits du savoir possibles pour le bénéfice de l’ensemble de l’OMM et de la communauté internationale, afin de pouvoir apporter des réponses aux enjeux mondiaux comme le changement climatique. Dans la pratique, une grande partie de ce travail est effectuée à l’extérieur de l’OMM, dans le cadre d’initiatives bilatérales entre les Membres et de projets de développement auxquels participent les experts des pays Membres. Les connaissances et l’expérience acquises sur le terrain ne trouvent pas toutes leur chemin jusque dans les manuels et les guides officiels de l’OMM. La Plate-forme appuiera ces travaux et, en parallèle, consignera les progrès accomplis. Tous les usagers à l’OMM pourront publier et récupérer des documents en effectuant des recherches plein texte dans les contenus partagés. La Plate-forme contribuera à supprimer les cloisonnements et rapprochera les experts partageant des intérêts communs.

Parallèlement à la mise en œuvre de la technologie même, l’équipe chargée du projet au sein du Secrétariat de l’OMM a commencé à établir des procédures et à définir les rôles pour faciliter et encourager la participation des Membres. La collecte de données et d’informations adaptées aux besoins des décideurs est gérée par les Membres, de manière à accroître la responsabilité et la transparence. Les retours d’information des usagers guideront l’évolution future de la Plate-forme, en collaboration avec le Secrétariat de l’OMM.

Aperçu des fonctionnalités

La Plate-forme communautaire de l’OMM offrira aux experts et partenaires de l’Organisation les fonctionnalités suivantes:

• Une base de données des experts centralisée et dotée d’une fonction de libre‑service, dans laquelle les coordonnées des experts et les informations sur les rôles et la composition des groupes sont régulièrement tenues à jour. Divers processus allant de la nomination des membres des groupes à la demande de remboursement des frais de voyage utiliseront les mêmes informations, ce qui évitera les opérations de maintenance redondantes et réduira les erreurs.
• Des profils des Membres et des partenaires, contenant des informations sur les pays et territoires ainsi que sur les organisations partenaires. Les informations ayant fait l’objet d’une auto-évaluation pourront être mises à jour par les Membres et les partenaires eux-mêmes. Ces profils seront enrichis par des données prélevées dans les bases de données de l’OMM et des bases de données externes, notamment celles des projets de l’OMM, les bases de données liées au SIO/WIGOS, et les informations par pays et par projet dont disposent les partenaires de développement, par exemple la Banque mondiale.
• Un service d’archivage et une base de données centralisés pour rationaliser les procédures d’enquête et éviter l’envoi de questions redondantes aux Membres. Les données recueillies pourront être réutilisées dans des contextes multiples. Conjugués aux informations contenues dans les profils des Membres et des partenaires, les tableaux de bord complets pourront être adaptés en fonction des différents groupes d’utilisateurs pour appuyer la prise de décision fondée sur des faits à de nombreux niveaux, ainsi que la mise en œuvre d’un suivi et d’une évaluation détaillés, à l’aune de stratégies et d’indicateurs de résultats divers.
• Des forums de discussion en ligne permettant aux experts d’échanger sur des sujets spécifiques indépendamment de leur affiliation ou de leur appartenance à un groupe particulier, et d’obtenir une aide pratique auprès de leurs pairs.
• Des fonctions de collaboration sur les documents et de suivi des tâches pour les organes constituants et de travail de l’OMM, ainsi que pour les correspondants, les groupes spéciaux, les participants aux manifestations et réunions, etc.

Pour améliorer l’appui du Secrétariat de l’OMM aux organisations des Membres et des partenaires, la Plate-forme intégrera un certain nombre de processus de support interne, notamment:

• Gestion d’événements (invitations, suivi des participants, publication des ordres du jour, impression de badges et gestion des demandes de remboursement de frais de voyage);
• Affectation de tâches et suivi des demandes, pour s’assurer que les messages ne se perdent pas ou n’arrivent pas en retard.

Pour que la transition vers la nouvelle Plate-forme se fasse en douceur, une grande quantité de données et d’informations qui étaient stockées dans les anciens systèmes, les bases de données décentralisées, les feuilles de calcul et les sites Web ont déjà été transférés vers le nouveau système ou le seront bientôt.

Avantages pour les Membres

Page d’accès aux profils des Membres et partenaires de l’OMM

Une fois toutes ces fonctionnalités réunies, la solution de gestion de la relation avec les clients (Customer Relationship Management, CRM) et d’intelligence d’affaires (Business Intelligence, BI) pleinement intégrée de l’OMM permettra, par sa puissance, d’améliorer considérablement la transparence et la collaboration, donnant aux experts de l’ensemble des Membres la possibilité de participer au processus réglementaire et de garder un œil sur l’avancement de la mise en œuvre. Elle rendra l’OMM plus accessible à d’autres communautés et secteurs, tels que les milieux universitaires et le secteur privé, dans l’esprit du système intégré d’observation de la Terre qui sous-tend les services météorologiques, climatologiques, hydrologiques et environnementaux connexes, pour le bénéfice de la communauté mondiale.

Ce système consolidé d’archivage des données commerciales permettra d’améliorer systématiquement le suivi et l’évaluation, de créer des profils de Membres plus complets et de concevoir des tableaux de bord thématiques adaptés aux différentes parties prenantes, qui faciliteront et amélioreront la prise de décision fondée sur des faits.

La Plate-forme communautaire de l’OMM est plus qu’un projet informatique. Elle modifie les modes d’interaction de la communauté de l’OMM et l’importance que celle-ci attache à la collaboration et aux partenariats. L’amélioration de l’accessibilité et le renforcement des capacités d’analyse croisée et de visualisation des informations amèneront dans leur sillage des idées et des contributions nouvelles qui favoriseront la qualité de la gouvernance.

La contribution de l’ensemble des Membres et des partenaires est essentielle pour faire de cette transformation numérique une réalité. Cette Plate-forme est la vôtre. Vous en êtes les utilisateurs et les propriétaires. À vous de la faire vivre!

Auteur

Florian Teichert