La nueva Plataforma Comunitaria de la OMM

La Plataforma Comunitaria de la OMM se puso en marcha en junio, con ocasión del Decimoctavo Congreso Meteorológico Mundial. Su primer módulo, la Base de datos de expertos (contactos.wmo.int) reemplaza al estático Pub5 (composición de la OMM) con un sistema interactivo de autoservicio que permite a los Miembros consultar y actualizar información sobre expertos y organizaciones. En septiembre, se puso en marcha la nueva y renovada extranet de dicha Plataforma, que está organizada por esferas de actividad e incorpora eventos y la posibilidad de compartir documentos para trabajar en equipo. La nueva extranet (community.wmo.int) funciona como una ventanilla única con paneles de información personalizados que muestran, dependiendo de la función que se tenga dentro de la OMM, noticias, eventos y notificaciones de tareas pendientes. A medida que se desplieguen más módulos durante el resto de 2019, la Plataforma revolucionará la forma en que los Miembros y los asociados interactúan entre sí y con la Secretaría.

Las herramientas de la Plataforma crean un entorno para la colaboración y el intercambio de información, y una visión más integrada de las actividades que reflejan el paradigma de infraestructura y servicios estipulado en la reforma de la OMM.

Motivación de la Plataforma

En un enfoque integrado del sistemaTierra, enfoque que constituye la base de la reforma de la OMM, el énfasis recae en los procesos intersectoriales y comunitarios. Mientras se crean grandes sinergias gracias a la reducción de redundancias en diferentes áreas, este cambio transformará el ambiente de trabajo de los expertos y del personal de la OMM.

La reforma de la OMM servirá para desarrollar la visión de la infraestructura integrada y la adaptación de los servicios meteorológicos, climáticos, hidrológicos y  medioambientales relacionados, respaldando la nueva forma de trabajar con un fuerte enfoque en la asociación y la innovación. La Plataforma Comunitaria de la OMM también tiene como objetivo fomentar la mejora continua a través de unos perfiles mejorados de los Miembros y de paneles de información personalizados para el seguimiento y la evaluación.

Mejora de la comunicación y digitalización de los procesos

La Plataforma está diseñada para mejorar la forma en que se realizan las tareas y comunicaciones cotidianas con la ayuda de modernas herramientas de tecnología de la información y la comunicación. La Plataforma tiene como objetivo:

1. Mejorar la comunicación mediante herramientas de colaboración y de gestión de documentos y conocimientos.
2. Reunir información institucional relevante y facilitar la visualización de información para las instancias decisorias en paneles informativos adaptados a sus necesidades y perfiles de los Miembros.
3. Digitalizar y documentar los procesos administrativos de la OMM.

Por lo tanto, hasta donde la reglamentación de la OMM lo permita, los procesos en papel se han digitalizado o se están digitalizando.

Ahora hay flujos electrónicos de trabajo para:

• designar y aprobar expertos como miembros de los órganos de la OMM,
• actualizar información sobre organizaciones y expertos, y
• responder a las encuestas.

Página de inicio para los expertos de la OMM con acceso a los perfiles personales.

El registro para participar en un evento y las solicitudes de reembolso de dietas tras una reunión se convertirán también en funciones digitalizadas a principios de 2020.

Además, la Plataforma asumió, consolidando y modernizando, una serie de herramientas heredadas, incluyendo la Pub5 y la base de datos con los perfiles de los países. Las soluciones redundantes creadas a lo largo de los años para recopilar la información de contacto y la pertenencia a grupos, compartir documentos y organizar reuniones se están integrando en esta solución corporativa para crear una única fuente autorizada con información fiable sobre la composición y las actividades de la OMM.

Las soluciones digitales actualizadas implementadas en la Plataforma hacen que los procedimientos burocráticos sean más eficientes para que los expertos y el personal de la OMM puedan concentrarse en cumplir con sus principales tareas para con la Organización. Se reducen las barreras a la comunicación y a la colaboración internacional. El acceso transparente al trabajo en curso permite a los nuevos contribuidores unirse a las discusiones, lo que supondrá una nueva fuente de experiencia para la OMM procedente del mundo académico, cuyos expertos rara vez participan en conferencias intergubernamentales internacionales.

La Plataforma tiene como objetivo facilitar la participación de los actuales y futuros expertos de la OMM en la creación de los mejores productos de conocimiento posibles para que la comunidad de la OMM y la comunidad internacional aborden cuestiones globales como el cambio climático. En la práctica, una parte importante de ese trabajo se ejecuta fuera de la OMM a través de esfuerzos bilaterales entre Miembros y proyectos de desarrollo en los que participan expertos de los Miembros. El conocimiento y la experiencia adquiridos en el terreno no necesariamente llegan a los manuales y a las guías oficiales de la OMM. La Plataforma respaldará este trabajo al mismo tiempo que se documenta el progreso. Todos los Miembros de la comunidad de la OMM podrán publicar y recuperar documentación mediante la bús- queda de texto completo de contenido compartido. La Plataforma ayudará a romper los límites y a conectar a los expertos con intereses comunes.

En paralelo a la puesta en marcha de la tecnología en sí, el equipo del proyecto en la Secretaría de la OMM ha comenzado a establecer procesos y definir roles para involucrar mejor a los Miembros. La recopilación de datos e información adaptada a las necesidades de las instancias decisorias es un esfuerzo impulsado por los Miembros para aumentar la responsabilidad y la trans- parencia. Los comentarios de la comunidad acelerarán el futuro desarrollo de la Plataforma, en colaboración con la Secretaría de la OMM.

Resumen de las prestaciones

La Plataforma Comunitaria de la OMM proporcionará las siguientes prestaciones a los expertos y socios de la OMM:

• Una Base centralizada de datos de expertos con funcionalidad de autoservicio para mantener actualizada la información de contacto, roles y membresías de grupo. Varios procesos, desde las designaciones de grupo a las solicitudes de reembolso de dietas de viaje, utilizarán la misma información evitando el mantenimiento redundante y reduciendo los errores.
• Perfiles de los Miembros y socios utilizados para recopilar información sobre los países y territorios, así como sobre las organizaciones asociadas, en los que la información de autoevaluación puede ser actualizada por los propios Miembros y socios. Estos perfiles se enriquecerán con datos recopilados por la OMM y con bases externas de datos, incluidos los proyectos de la OMM, las bases de datos relacionadas con WIS/WIGOS y la información sobre países y proyectos de socios para el desarrollo, como es el Banco Mundial.
• Un repositorio y base de datos central para racionalizar las encuestas evitando preguntas redundantes a los Miembros. Los datos recopilados se pueden reutilizar en múltiples contextos. Junto con la información del perfil de Miembros y socios, los paneles informativos generales se pueden adaptar a diferentes grupos de usuarios para apoyar la toma de decisiones basada en datos empíricos a muchos niveles, así como un seguimiento y evaluación exhaustivos frente a una variedad de estrategias e indicadores de desempeño.
• Foros de discusión en línea para conectar a los expertos en temas específicos de interés con independencia de la afiliación o la membresía de grupo para encontrar y proporcionar ayuda práctica entre iguales.
• Documentar la colaboración y la capacidad de hacer un seguimiento de las tareas por parte de los órganos integrantes y de trabajo de la OMM, así como los puntos focales, las agrupaciones ad hoc, los participantes en eventos y reuniones, etc.

Para mejorar el apoyo de la Secretaría de la OMM a los Miembros y organizaciones asociadas se integrarán varios procesos de apoyo interno entre los que se incluyen:

• la gestión de eventos (invitaciones, seguimiento de participantes, publicación de agenda, impresión de credenciales y tramitación de las solicitudes de reembolso de dietas de viaje) y
• la asignación de tareas y seguimiento de las solicitudes para garantizar que la comunicación no se pierda ni se demore.

Para lograr una transición sin problemas a la nueva Plataforma ya se han migrado, o se migrarán pronto, una gran cantidad de datos e información previamente almacenados en sistemas heredados, bases de datos descentralizadas, hojas de cálculo y sitios web.

Beneficios para los Miembros

Vista de la página de acceso a los perfiles de los Miembros y asociados de la OMM.

Una vez se hayan reunido todas las prestaciones, el poder de una solución totalmente integrada para la gestión de la relación con el cliente e inteligencia comercial de la OMM mejorará drásticamente la transparencia y la colaboración, permitiendo que todos los expertos de los Miembros participen en el proceso regulatorio y vigilen la implementación de los esfuerzos; hará que la OMM sea más accesible para otras comunidades y sectores, incluido el mundo académico y el sector privado, con el espíritu de unas observaciones integradas de la Tierra para los servicios meteorológicos, climáticos, hidrológicos y medioambientales en beneficio de la comunidad mundial.

Utilizando como base este repositorio consolidado de datos comerciales, el seguimiento y la evaluación se pueden mejorar de forma sistemática y crear perfiles de Miembros más completos, así como paneles informativos temáticos para las diferentes partes interesadas con el fin de apoyar mejor la toma de decisiones basada en datos empíricos.

La Plataforma Comunitaria de la OMM es más que un proyecto de tecnología de la información y la comunicación, pues cambia la forma en que interactúa la comunidad de la OMM y el modo en el que valora la colaboración y las asociaciones. El aumento de la accesibilidad y las capacidades para realizar un análisis cruzado y visualizar la información proporcionará nuevos conocimientos y participación para un buen gobierno.

Hacer realidad esta transformación digital depende de las contribuciones de todos los Miembros y asociados. La Plataforma es para ti. Todos somos sus usuarios y propietarios. Depende de ti llenarlo de vida.

Author

Florian Teichert, Secretaría de la OMM